Hoe vaak gebruik jij het woord ‘zullen’? Tijdens mijn trainingen Notuleren op de laptop adviseer ik mijn cursisten dit woord zoveel mogelijk te vermijden. Je notulen worden daardoor een stuk krachtiger.
Laatst zag ik de volgende notulen:
Er zal harder worden opgetreden ten aanzien van debiteuren die een grote betalingsachterstand hebben. Piet zal een lijst opstellen met namen inclusief specificaties. Deze lijst zal worden doorgenomen met Lisa. Volgens het protocol zullen de debiteuren worden aangeschreven en eventueel worden aangemaand. De lijst zal de volgende bestuursvergadering beschikbaar zijn.
Vind je dit prettig lezen? Ik niet. Nu halen we ‘zullen’ uit de tekst. Eens kijken wat er dan gebeurt.
Er wordt harder opgetreden ten aanzien van debiteuren die een grote betalingsachterstand hebben. Piet stelt een lijst op met namen inclusief specificaties. Deze lijst wordt doorgenomen met Lisa. Volgens het protocol worden de debiteuren aangeschreven en eventueel aangemaand. De lijst is de volgende bestuursvergadering beschikbaar.
Wat vind je hier dan van? Leest dit beter? Ik vind van wel en het kan nog mooier:
Het bestuur gaat harder optreden naar debiteuren die een grote betalingsachterstand hebben. Piet stelt een lijst op met namen inclusief specificaties. Hij neemt deze lijst door met Lisa. Volgens het protocol worden de debiteuren aangeschreven en eventueel aangemaand. De lijst is de volgende bestuursvergadering beschikbaar.
Wat heb ik nu in de laatste alinea gedaan? Ik heb de zinnen actief gemaakt en aangegeven wie wat doet. In de zin “Er wordt harder opgetreden …..” staat niet wie er harder optreedt. Als je weet wie dit doet, vermeld het dan ook. Dus in dit geval “Het bestuur gaat harder optreden ….”.
De zin “Volgens het protocol worden de debiteuren aangeschreven en eventueel aangemaand” heb ik niet actief gemaakt. Voor deze zin maakt het niet uit wie het doet, want het gaat volgens het protocol. Vind je het toch belangrijk te vermelden wie actie onderneemt? Vermeld het er dan bij.
Waarom schrijven we zo vaak zullen?
De meeste mensen associëren het woord ‘zullen’met de toekomende tijd. Als iets in de toekomst gebeurt, denken zij dat ze dit moeten benadrukken door ‘zullen’. Dit is echter een misverstand. De zin: “Het bestuur gaat harder optreden” wil niet zeggen dat het bestuur dat direct doet, het kan ook in de toekomst gebeuren.
Kortom, hoe schrijf je nu korter en krachtiger?
- vermijd het woord zullen
- maak de zinnen actief door te benoemen wie actie onderneemt
Succes. Heb je vragen? Laat het mij weten.
Hartelijke groet,
Heleen
Wil je ook krachtige en korte verslagen maken? Geef je op voor de cursus Notuleren op de laptop.