Meer tijd overhouden? Stel de juiste prioriteiten.
Je kent het waarschijnlijk wel, de hele werkdag ben je druk, druk, druk. En aan het einde van de dag vraag je je af, wat heb ik nu eigenlijk gedaan? In mijn trainingen De Slimme en De SuperSlimme Secretaresse zie ik dat secretaresses vaak alleen maar bezig zijn met wat hun collega’s van hen willen. Ze vergeten daarbij wat ze zelf belangrijk vinden zoals bijvoorbeeld dat ze de mail van hun manager willen lezen of een cursus volgen, maar hé geen tijd. Verder zijn ze regelmatig langer aan het werk, want druk, druk, druk. Ik zie dat de secretaresse zichzelf vergeet. En dat vind ik zo jammer. Dat hoeft namelijk niet. Als je op een andere manier gaat werken, houd je echt tijd over. Tijd waar je mee kan doen wat jij belangrijk vindt.
Het tij keren
Tot voor kort deed ik precies hetzelfde. Mijn dag was vaak gevuld met het altijd voor anderen bezig zijn en daarbij kwam ik niet toe aan wat voor mij belangrijk was: profilering van mijn bedrijf zoals het maken van blogs, netwerken, aftersales enz. en ook privé, meer tijd voor familie en vrienden. Hoe kon ik het tij keren? In een dag zitten nu eenmaal een x-aantal uren en het werk voor de klant moest toch echt gebeuren. Hoe kon ik dan tijd krijgen voor de profilering van mijn bedrijf en privé?
Stephen Covey
Het antwoord kreeg ik toen ik het boek van Stephen Covey ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ las. Er ging een wereld voor mij open. Druk zijn is iets wat je jezelf aandoet, wat jezelf creëert. Het gaat niet om je agenda tot prioriteit te maken, maar je prioriteiten een plaats in je agenda te geven. Timemanagement volgens Covey gaat uit van een heldere methode op basis van principes in plaats van op tips en trucs. Je houdt daarmee de focus op wat echt belangrijk is, je maakt afgewogen keuzes en hanteert een goede werk-privébalans.
Timemanagementmatrix
Stephen Covey laat zien hoe je effectiever kan werken met de timemanagementmatrix. In deze matrix staan vier kwadranten centraal:
Kwadrant 1: Dringend en belangrijk
In dit kwadrant blus je de brandjes: je lost acute problemen op, klachten. Het zijn de dingen die echt NU moeten gebeuren, want anders heeft dit gevolgen. Een arts op de Eerste Hulp werkt vaak in dit kwadrant. De patiënt moet nu geholpen worden, anders bloedt hij dood. Een klant aan de balie wil je gelijk helpen.
Kwadrant 2: Niet dringend en belangrijk
Dit is het belangrijkste kwadrant. Het is het kwadrant van plannen, verbeteren, jezelf ontwikkelen, hier liggen je kansen. Je plant hier je projecten in, je ontwikkeling, het teamuitje, netwerken.
Kwadrant 3: Dringend en niet belangrijk
Dit is het kwadrant waarin je voornamelijk werkt voor anderen. Een telefoontje, een collega die iets van je wil. Je blust als het ware de brandjes voor anderen.
Kwadrant 4: Niet dringend en niet belangrijk
Dit is het ‘vlucht’-kwadrant. Je houdt je hier bezig met onnodige dingen: Facebook checken, vakantie boeken, spelletje op je telefoon doen.
Hoe krijg je nu meer tijd met de matrix?
Secretaresses die het druk hebben, werken vaak in kwadrant 3 en kwadrant 1. Collega’s doen continu een beroep op hen en ze springen daar gelijk op in. Ze hebben geen tijd om de notulen gelijk uit te werken, dus gebeurt dat een dag voor de volgende vergadering. Gevolg; je werkt in kwadrant 1 onder tijdsdruk.
Wil je meer tijd overhouden? Ga dan in kwadrant 2 werken. Plan je werkzaamheden. Bekijk elke dag wat je prioriteiten zijn en plan deze in. En heel belangrijk, houd je hier ook aan. Laat je niet leiden door die collega die jou vraagt een afspraak in te plannen. Natuurlijk plan je deze in als dit tot je werkzaamheden behoort, maar niet nu of zelfs niet vandaag. Die vergadering om te notuleren heb je ingepland, plan dus ook het uitwerken in. Dit doe je in kwadrant 2. Wil je de mail van je manager lezen en kom je hier niet aan toe? Begin je dag hiermee en daarna pas met je eigen mail of andere werkzaamheden. Wil je een cursus volgen of een dag meelopen met een collega? Plan het in en doe het ook. De mensen die in kwadrant 2 werken, houden tijd over. Hoe dit kan? Simpel, door je werk te structureren en je niet te laten leiden door mail, telefoon en collega’s. Jij staat toch aan het stuur van je eigen leven?
Wat het mij heeft opgeleverd.
Deze manier van werken heeft mij veel opgeleverd. Ik begin de dag met iets uit kwadrant 2. Iets wat voor mij belangrijk is. Dit kan bijvoorbeeld het werken aan een project zijn, het uitwerken van notulen of het schrijven van een blog. En het mooie is, ik loop niet achter met mijn werk, ik houd tijd over, ik heb meer rust in mijn hoofd en doe ook de dingen die belangrijk zijn, maar niet urgent.
En ik weet dat er nu secretaresses zijn die zeggen, ja maar ik werk toch voor mijn collega’s. Ik ben er toch om hen te ondersteunen? Ja, dat is zo. Alleen wil dat niet zeggen dat je collega’s bepalen wanneer je iets doet, het wil niet zeggen dat je het ook gelijk moet doen. Jij bepaalt je dagindeling, niet je collega’s. Jij stelt je prioriteiten.
Wil jij ook meer rust in je werk en tijd overhouden?
Kom dan naar de cursus De SuperSlimme Secretaresse. Naast het werken aan je vaardigheden, werken we ook aan je persoonlijke ontwikkeling. Door het toepassen van de timemanagementmatrix leer je op een andere manier met je werk om te gaan, waardoor ook jij tijd overhoudt en meer rust creëert.
De cursus start 3 maart.
Dit zeggen mijn cursisten over de training:
“Absolute aanrader! Een goede cursus, waarbij je meer inzicht krijgt in jezelf en jouw manier van werken. Soms erg confronterend, maar wel met veel handvatten waar je verder mee kunt.”
“De training van Heleen heeft me veel gebracht. Het geeft je niet alleen (aanvullende) kennis over systemen/onderwerpen als Outlook, Word, de Nederlandse taal, maar ook het nodige zelfinzicht over jouw gedrag/gedrag van anderen tijdens de sessies.”
“Inspirerende training die je op veel verschillende vlakken in beweging zet. Een aanrader als jij jezelf wil ontwikkelen op secretarieel gebied. Je krijgt heel veel handvatten om jezelf (weer) goed op de kaart te zetten! Na het voltooien van deze opleiding kan je er vol zelfvertrouwen weer tegenaan.”
Gerelateerde blogs:
De slimme secretaresse is proactief