Multitask jij weleens? Grote kans dat je nu ‘ja de hele dag’ zegt. Secretaresses krijgen veel impulsen tegelijk. Iedereen wil wat van je. Sabine, wil je een afspraak voor mij maken? Sabine, de printer is kapot. Sabine, in welke vergaderzaal zitten we ook alweer? Sabine, ………………….. En zo gaat het de hele dag door. Nog een wonder dat we zo af en toe ook nog kunnen ‘werken’. Je bent dus net lekker bezig met het uitwerken van je notulen en ja hoor, daar komt je collega aan met een vraag. Je kijkt op, je beantwoordt haar vraag en gaat weer door met het uitwerken van je notulen. Of je bent aan de telefoon en ondertussen bekijk je je e-mail. Soms denk je dat je goed bezig bent, omdat je veel tegelijk doet. Lekker efficiënt aan het werk.
Maar weet je dat multitasken niet bestaat?
Universiteitshoogleraar psychologie Paul A. Kirschner van de Open Universiteit in Heerlen laat er geen twijfel over bestaan. ‘De kans dat jij in staat bent om te multitasken is net zo groot als dat je honderd meter kunt sprinten onder de negen seconden: een normaal mens kan dat niet’. Hij noemt multitasken een ‘cognitieve onmogelijkheid’: ons brein kan simpelweg niet meer dan één informatieverwerkend proces tegelijk aan.
Maar huh, hoe kan dit nou? Wij doen toch meerdere dingen tegelijk, dus dan multitasken we toch? En het is toch algemeen bekend dat vrouwen beter kunnen multitasken dan mannen? Nee dus. We multitasken niet, maar switchtasken. Hierbij schakelen hersenen over van de ene naar de andere taak. En dat schakelen kost tijd en terugschakelen dus ook. Hiermee verlies je dus kostbare tijd.
En waarom denken we dan dat vrouwen beter kunnen multitasken dan mannen? Dit komt volgens Kirschner door het ontstaan van de papadag. Vader nam het huishouden over, maakte de kinderen wakker, maakte de lunch klaar en bracht iedereen naar school. Daar ging van alles mis: kinderen kwamen te laat, de lunch was niet goed… “De man was een totale stuntelaar.” Hoe kwam dat? Kirschner legt het uit aan de hand van de geautomatiseerde taken. “Voor de moeder was het kind uit bed halen, het huishouden doen totále routine. Voor de vader niet, en daarom liep alles in de soep. Hij moest over alles nadenken. Maar het heeft niets te maken met de verschillen tussen mannen en vrouwen.”
Switchtasken
We kunnen dus wel twee dingen tegelijk doen, maar alleen als in ieder geval één daarvan op de automatische piloot gaat. We kunnen dus tegelijk koken en bellen. Koken gaat op de automatische piloot, voor het bellen denk je na. Zodra je twee dingen doet waarbij je na moet denken gaat het fout. Zelf werk ik veel thuis en de kinderen zijn er dan ook weleens. Ze vragen iets aan mij en terwijl ik antwoord geef, geef ik ook aandacht aan mijn werk. Helemaal fout, ik kan niet twee dingen tegelijk doen die iets van mijn brein vragen. De kinderen mopperen dan ook, terecht, dat ik niet luister. Ai. Ook maak ik weleens notulen aan de hand van een opname. Soms is het (in mijn ogen) zo langdradig, dat ik afgeleid word en mijn mail ga doen. Gevolg? Ik mis het gedeelte dat wel belangrijk is en kan dus weer terugspoelen. Ik denk dat ik handig bezig ben, maar uiteindelijk kost het mij gewoon veel meer tijd dan wanneer ik mij focus op alleen het afluisteren.
Conclusie
Multitasken bestaat niet, we switchtasken en dit kost veel tijd, omdat het brein tijd nodig heeft om weer terug te gaan naar waar hij gebleven was. Dus ga niet switchtasken, maar werk je taken één voor één af. En wat doe je dan met die collega die je stoort of met de telefoon? Maak afspraken met elkaar dat je bijvoorbeeld tussen 10.00 en 12.00 uur niet gestoord wilt worden. Ga apart zitten als je werk hebt waar concentratie voor nodig is en die meer tijd in beslag neemt. Spreek af wie de telefoon opneemt. Dus jij bijvoorbeeld de eerste twee uur en de volgende twee uur je collega. Zo kun je twee uur ongestoord werken. Laat je niet afleiden door je e-mail of berichten op je smartphone.
Wil je meer weten over hoe je efficiënt en effectief kan werken? Volg dan de training Timemanagement of De SuperSlimme Secretaresse.
Gerelateerde blogs: