Communiceer effectief met je leidinggevende. 

In dit blog ontdek je hoe je als secretaresse effectief kunt communiceren met je leidinggevende. Leer technieken om assertief, duidelijk en vriendelijk te zijn, en bouw een sterkere werkrelatie op.

Communiceer effectief met je leidinggevende

Je leidinggevende overlaadt je met werk. Lotte, wil je dit vandaag nog afmaken? Kun je die afspraak verzetten? Lotte, morgen hebben we die bespreking, Lotte, ……… Pff, best veel wat je leidinggevende allemaal van je vraagt. Je wilt een gesprek met hem hierover. Hoe pak je dat nou aan.

Misschien voelt praten met je manager aan als een uitdaging, iets waar je tegen opziet. Zie het juist als iets positiefs, iets waar jullie beiden belang bij hebben. Als jij je happy voelt in je werk, heeft je manager daar ook baat bij. Het gaat erom dat je duidelijk, assertief en vriendelijk overkomt. Hieronder een paar tips.

1. Gebruik de sandwich-methode

Een handige techniek is de sandwich-methode: begin met iets positiefs, breng je boodschap over, en sluit af met een positieve noot. Bijvoorbeeld:

“Ik waardeer echt hoe we samenwerken aan dit project. Ik merk wel dat ik soms wat meer tijd nodig heb om alles af te krijgen. Hoe kunnen we dit in de toekomst beter aanpakken?”

Op deze manier kom je professioneel over en het laat zien dat je meedenkt.

2. Timing is cruciaal

De juiste timing kan het verschil maken. Stoor je je manager als hij druk is of vlak voor een afspraak? Dan gaat het niet werken. Kies een geschikt moment om belangrijke zaken te bespreken. Plan eventueel een afspraak in of vraag of het een goed moment is. Dit laat zien dat je respect hebt voor de agenda van je leidinggevende en ook dat je de tijd wilt nemen om iets serieus aan te kaarten.

3. Bereid je goed voor

Voorbereiding is de sleutel tot succes. Schrijf je punten op die je wilt bespreken en denk na over mogelijke vragen of reacties van je leidinggevende. Door goed voorbereid te zijn, kom je zelfverzekerd en professioneel over, wat de kans vergroot dat je boodschap goed ontvangen wordt.

4. Wees assertief maar respectvol

Assertiviteit betekent niet dat je je zin moet doordrijven, maar dat je je grenzen aangeeft en duidelijk maakt wat je nodig hebt. Bijvoorbeeld:

“Ik zie dat mijn werkbelasting deze week erg hoog is. Kunnen we samen de werkzaamheden prioriteren? Dan kan ik mij concentreren op de belangrijkste taken.”

Zo communiceer je op een respectvolle manier zonder dat je passief of agressief overkomt.

5. Non-verbale communicatie

Let ook op hoe je het zegt. Non-verbale signalen zoals lichaamstaal, oogcontact en intonatie spelen een belangrijke rol in hoe je boodschap wordt ontvangen. Als je woorden en lichaamstaal niet overeenkomen, geloven we de lichaamstaal en doen de woorden er niet toe. Een open houding, een vriendelijke glimlach en actief luisteren kunnen ervoor zorgen dat je leidinggevende zich meer op zijn gemak voelt en je boodschap serieuzer neemt.

6. Geef constructieve feedback

Wanneer je feedback wilt geven, zorg dan dat deze altijd opbouwend is. Gebruik de ‘ik-boodschap’ om te voorkomen dat de ander zich aangevallen voelt. In plaats van te zeggen:

“Je hebt dit project niet goed gepland,”

kun je zeggen:

“Ik merk dat er enkele knelpunten waren in de planning. Hoe kunnen we samen zorgen dat dit in de toekomst beter verloopt?”

7. Toon begrip en empathie

Je leidinggevende heeft ook drukke dagen en uitdagingen. Door empathie te tonen, bouw je een sterkere band op. Zinnen zoals:

“Ik begrijp dat je het druk hebt, maar het is belangrijk dat we deze zaken bespreken,”

laten zien dat je de situatie van de ander erkent en tegelijkertijd duidelijk maakt dat je onderwerp ook belangrijk is.

8. Wees oplossingsgericht

Kaart je een probleem aan? Kom dan ook met een oplossing. Leidinggevenden waarderen dit. Denk vooraf na over mogelijke oplossingen voor het probleem dat je bespreekt. Je laat hiermee zien dat je proactief bent en meedenkt over het welzijn van het team en de organisatie.

9. Geef ruimte voor reacties

Het is belangrijk om je leidinggevende ook de kans te geven om te reageren. Creëer een open dialoog waarin beide partijen hun standpunten kunnen uiten. Vraag bijvoorbeeld:

“Hoe zie jij dit?” of

“Wat denk jij dat een goede aanpak zou zijn?”

Dit moedigt je leidinggevende aan om mee te denken en zorgt voor een wederzijds begrip.

Conclusie

Effectieve communicatie met je leidinggevende vraagt om een combinatie van assertiviteit, empathie en respect. Door goed voorbereid te zijn, de juiste technieken te gebruiken en aandacht te schenken aan zowel verbale als non-verbale signalen, kun je een sterke werkrelatie opbouwen. Uiteindelijk gaat het erom dat je een open en eerlijke communicatiecultuur creëert waarin beide partijen zich gehoord en gewaardeerd voelen. Communiceer effectief met je leidinggevende, het gaat je lukken 😊.

Wat zijn jouw volgende stappen in het verbeteren van je communicatie met je leidinggevende?

Weet je dat je in de 7-daagse cursus De SuperSlimme Secretaresse (gegeven in drie maanden) aan zowel je persoonlijke ontwikkeling als aan je vaardigheden werkt? Een unieke cursus dus en je kans om bij te blijven in je vakgebied.