AI: een bedreiging of een kans?

Zet jij AI al in bij je werk?

AI is een feit, of je dit nu leuk vindt of niet. De ontwikkelingen gaan ontzettend snel. Een onderdeel is ChatGPT. Dit is een chatbot die hele gesprekken met je kan hebben en je op vele manieren kan helpen. Ik was nieuwsgierig hoe ChatGPT de secretaresse kon ondersteunen en stelde de chatbot deze vraag. Het is verbluffend hoe snel het antwoord kwam. Onderstaande antwoorden (enigszins door mij ingekort) komen dus van de chatbot.

Het secretaressevak heeft door de jaren heen aanzienlijke veranderingen ondergaan als gevolg van de voortdurende technologische vooruitgang en veranderende zakelijke behoeften. Enkele van de belangrijkste veranderingen zijn:

• Digitalisering
• Virtueel werken
• Multitasking
• Focus op soft skills
• Specialisatie
• Geavanceerde communicatie
• Veiligheid en privacy
• Rol als spilfiguur
• Empowerment door technologie

Deze veranderingen legt hij ook nog uit, maar om dit blog niet te lang te maken (is niet helemaal gelukt :)), houd ik het bij de opsomming.

In hoeverre verandert het secretaressevak?

Verder merkt hij nog op:

Het is belangrijk op te merken dat hoewel veel aspecten van het secretaressevak zijn veranderd, de kernwaarden van professionaliteit, organisatie en ondersteuning aan leidinggevenden onveranderd zijn gebleven. De rol van de secretaresse blijft essentieel bij het bevorderen van een soepele werking van een organisatie.

Kijk dat zijn natuurlijk goede berichten. Het secretaressevak verandert wel maar verdwijnt niet.

Mijn volgende vraag was, en dat is natuurlijk een essentiële: Hoe kan ik jou inzetten in het secretaressevak. Dit was zijn antwoord:

Als AI-taalmodel kan ik op verschillende manieren worden ingezet om je te ondersteunen in het secretaressevak

1. E-mails en correspondentie: Ik kan je helpen bij het opstellen van professionele e-mails, brieven, notulen en andere correspondentie. Je kunt me concepten voorleggen, en ik kan suggesties doen voor formuleringen en toon.
2. Agendabeheer: Ik kan je ondersteunen bij het plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en evenementen. Je kunt me vragen om agenda’s bij te werken, afspraakherinneringen te sturen en tijdschema’s te coördineren.
3. Takenlijsten en herinneringen: Je kunt me vragen om takenlijsten op te stellen en je te helpen bij het stellen van prioriteiten. Ik kan je ook herinneren aan belangrijke deadlines en follow-ups.
4. Informatie zoeken en verzamelen: Als je informatie nodig hebt voor een project of vergadering, kan ik je helpen bij het vinden en verzamelen van relevante gegevens en bronnen.
5. Notities maken en samenvatten: Tijdens vergaderingen of telefoongesprekken kan ik je ondersteunen door notities te maken en belangrijke punten samen te vatten.
6. Vertalingen: Als je hulp nodig hebt bij het vertalen van documenten of communicatie naar een andere taal, kan ik je helpen met basisvertalingen.

Het is belangrijk op te merken dat ik als AI-taalmodel niet perfect ben en mogelijk niet alle nuances en contexten begrijp. Ik kan echter een waardevolle tool zijn om je productiviteit te verhogen, je te ondersteunen bij routinetaken en je te helpen tijd te besparen in je dagelijkse werkzaamheden als secretaresse.

Het is altijd raadzaam om de uitvoer van het model te controleren en aan te passen waar nodig om ervoor te zorgen dat de informatie nauwkeurig en professioneel is. Daarnaast kan het van belang zijn om rekening te houden met de beveiliging en privacy bij het delen van vertrouwelijke informatie met een AI-taalmodel.

Helpen bij het uitwerken van een verslag

Vervolgens was ik nieuwsgierig of hij ook kan helpen bij het uitwerken van een verslag. En ja hoor, daar draait hij zijn hand ook niet voor hem. Ik heb een stuk tekst ingevoerd en gevraagd of hij dit wilde samenvatten. Dit deed hij, alleen ik vond het te lang. Dus gevraagd of het ook beknopter kon. En dat kon hij. Ik was redelijk tevreden met de uitkomst. Je moet waarschijnlijk zelf nog wat sleutelen, maar het scheelt toch best veel tijd. Tijd die je weer ergens anders aan kunt besteden.

Zo was ik lekker met de chatbot aan het praten en dacht, hé laat ik hier een artikel over schrijven. Dus ik vroeg aan de chatbot:

Ik ga een artikel over AI en chatGPT schrijven voor secretaresses. Kun je 20 tussenkoppen bedenken.

En natuurlijk kon hij dat. In een mum van tijd lepelde hij 20 koppen op. Als ik een kop niet goed vind, vraag ik, kun je kop 6 vervangen door iets anders? En natuurlijk kan hij dat. Of als ik meer verdieping wil, vraag ik, kun je kop 8 verder uitleggen? En ja hoor, daar komt een hele uitleg.

Door AI kun je je meer richten op de ondersteuning van je manager.

Ik vind het een geweldige uitvinding en ik denk dat het de secretaresse echt gaat ondersteunen en dat het geen bedreiging is. Je kunt je veel meer richten op het ondersteunen van je manager. En terwijl ik dit schrijf denk ik, laat ik eens vragen wat dit dan inhoudt. En ja hoor, het duurt nog geen 5 seconden en daar komt een heel verhaal. Ik geef je de beknopte versie. Alle opsommingen legt hij verder uit. Dat laat ik hier weg.

Als AI zoals ik bepaalde taken voor jou als secretaresse kan overnemen, biedt dit de mogelijkheid om je te concentreren op meer strategische en waardevolle taken voor je manager. Hier zijn enkele manieren waarop je je rol als secretaresse kunt verbeteren en waarde kunt toevoegen aan je manager:

• Strategische planning
• Relatiemanagement
• Projectmanagement
• Informatie-analyse
• Probleemoplossing
• Verandering en innovatie aanmoedigen
• Agendabeheer
• Strategische communicatie
• Mentorschap en ondersteuning
• Zelfontwikkeling

Het automatiseren van repetitieve taken met behulp van AI kan je helpen om meer tijd en energie te besteden aan deze strategische en waardevolle aspecten van je rol als secretaresse, wat uiteindelijk kan bijdragen aan het succes van je manager en de organisatie als geheel. Het is belangrijk om jezelf te blijven ontwikkelen en aan te passen aan de veranderende eisen van je functie en de industrie.

Overigens zet ik ChatGPT ook in als ik iets wil opzoeken. Normaal deed ik dat in Google en kreeg dan vele opties om uit te kiezen. Nu vraag ik het de chatbot. Ik wilde bijvoorbeeld weten welk hondenras op een podenco lijkt. Razendsnel gaf hij het antwoord en ik hoefde niet te kiezen tussen de vele opties op Google. Natuurlijk gebruik ik Google ook nog wel. Als ik specifiek naar iets op zoek ben, bijvoorbeeld een cursus. Dan is Google beter.

Hoe specifieker je een opdracht geeft, hoe beter de tekst aansluit bij wat je wilt. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: Schrijf een gedicht over een hond. Grote kans dat je dan een verhaal krijgt dat je helemaal niet wilt. Maar zeg je: Je bent een avonturier. Schrijf twee coupletten waarin een avontuurlijke hond op zoek gaat naar zijn baasje. Gebruik kindertaal en maximaal 6 woorden per regel. Dan krijg je een verhaal die meer aansluit bij je wensen.

Zijn er ook valkuilen?

Ja natuurlijk zijn er ook valkuilen. Volgens de AI-cursus zijn dit de valkuilen:

Hallucinaties

Misschien heb je het al eens meegemaakt, maar soms gaat ChatGPT op de fantasietour. Het komt dan met niet-bestaande feiten of steekt een bijzonder onlogisch verhaal op. Dit wordt wel hallucineren genoemd. Soms gebeurt het spontaan, soms omdat gebruikers expres “rare” instructies invoeren. 

Beperkte kennis

ChatGPT is getraind met veel data, maar niet met alle data op de wereld. Ook is niet alle data 100% correct. Het kan dus zo zijn dat ChatGPT heel overtuigend iets probeert te beweren waarvan jij zeker weet dat het niet klopt. 

Geen bronnen

Een van de problemen met ChatGPT is dat het wel een overtuigend antwoord geeft, maar niet hoe het bij zo’n antwoord is gekomen. Normaal gesproken wil je altijd referenties kunnen terugzoeken of zelf de bronnen nog eens raadplegen, toch?

Dus: het is geen orakel

Sommige mensen zijn zo onder de indruk van ChatGPT dat ze niet meer verder kijken. Ze stellen een vraag en slikken het antwoord als zoete koek. Dat is heel onverstandig. Dat is hetzelfde als alleen het eerste resultaat van een Google-zoekopdracht geloven. Je moet altijd verder kijken en je eigen bronnenonderzoek doen.

Ik zeg, speel er eens mee. Praat met hem, vraag hem van alles. Het is net alsof je met een collega praat. Je vraagt je collega iets, je vraagt om nadere toelichting, om iets uit te diepen enz. Het is net een mens :).

Maak een account aan op https://chat.openai.com en kijk eens wat hij voor je kan doen. Er gaat werkelijk waar een wereld voor je open.

En wees niet bang dat AI je werk overneemt. Ja, het kan je ondersteunen, hoe mooi is dat. Je functie wordt waarschijnlijk alleen maar interessanter. Je hebt nu je eigen assistent :).

Ik ben benieuwd hoe jij kijkt tegen de opkomst van AI. Zie je het als een bedreiging of juist als een kans? Laat het mij weten.

Wil jij je ontwikkelen, zodat je bijblijft in je vakgebied? Kijk dan eens naar mijn cursussen.