Het lijkt zo simpel, een goede actielijst maken, maar in de praktijk blijkt dat veel secretaresses hier toch nog over struikelen. Sommige secretaresses zetten de actie in de notulen zelf, dus bij het betreffende agendapunt:
| 3. Aanschaffen koffiezetautomaat De huidige koffieautomaat werkt niet goed meer. Er wordt besloten dat Jan de Boer een nieuwe bestelt. Actie bestellen koffiezetautomaat Jan de Boer. |
Het nadeel hiervan is, dat als Jan de koffieautomaat niet besteld heeft voor de volgende vergadering, je het actiepunt kwijt bent. En wie bewaakt dan nog dat punt? Bovendien moet je de notulen doorlopen om je actiepunten eruit te halen. Makkelijker is het om alle actiepunten in één schema te zetten.
| Nr. | Datum | Punt | Wat | Wie | Wanneer |
| 1. | 07-01-2016 | 5 | Navragen waar offerte blijft | Piet | 17-01-2016 |
| 2. | 07-01-2016 | 4 | Visitekaartjes bestellen | Karin | 25-01-2016 |
| 4. | 21-01-2016 | 5 | Flyer maken | Karin | 25-02-2016 |
| 6. | 10-02-2016 | 2 | Bestellijst maken voor kantoorartikelen | Simone | 25-02-2016 |
| 8. | 15-03-2016 | 4 | Afspraak maken met accountant | Piet | 22-03-2016 |
| 10. | 02-04-2016 | 3 | Bestellen koffieautomaat | Jan | 15-04-2016 |
Nr.
Elk actiepunt krijgt een nummer. Zo kun je makkelijk de actielijst doorlopen.
Datum
Bij de datum zet je de datum van de huidige vergadering weer. Dus het actiepunt dat uit de vergadering van 2 april komt, krijgt de datum 02-04-2016. Een actiepunt uit de vergadering van 15 april krijgt de datum 15-04-2016.
Punt
Dit is het agendapunt waar het actiepunt uit vandaan komt. Mochten er vragen zijn over het actiepunt, dan hoef je niet je hele notulen door te scrollen waar dit punt ook alweer stond. Je gaat gelijk naar het agendapunt dat onder punt staat.
Wat
Is de actie die ondernomen moet worden.
Wie
Is degene die de actie moet ondernemen.
Wanneer
Is voor wanneer de actie uitgevoerd moet worden. In de praktijk blijkt dat hier vaak niet aangehouden wordt en dat de datum steeds opschuift. Is dat bij jou ook zo? Laat dan deze kolom weg, hij heeft namelijk dan geen enkel nut.
De actielijst is een dynamische lijst. Hij verandert steeds. Punten die zijn afgehandeld, haal je van de actielijst af. In het schema zie je dan ook dat de nummering niet helemaal doorloopt. De nummers 3, 5, 7 en 9 ontbreken. Deze actiepunten zijn inmiddels afgehandeld en van de lijst gehaald. Het handigste is om elk jaar opnieuw te nummeren, zodat je niet in de 100-getallen zit.
Je kunt de actielijst in een apart bestand maken of je kunt de lijst onderaan je notulen zetten. Zorg er wel voor dat je huidige actielijst steeds mee verhuist naar je nieuwe notulen. Je vult de lijst dus na elke notulen aan. Uiteraard kun je een aparte actielijst zowel in Word als in Excel maken. Het is net waar jouw voorkeur naar uitgaat.
Besluitenlijst
Een besluitenlijst is een statische lijst. Deze verandert niet. Het besluit is immers genomen. De nummering loopt dan ook door. In de praktijk zie ik wel dat bij elke vergadering een nieuwe besluitenlijst begonnen wordt. Het is praktischer om één besluitenlijst te gebruiken. Zo hoef je niet alle notulen door te worstelen om te zien wat er besloten is, maar heb je gewoon één duidelijk overzicht.
Voorbeeld besluitenlijst
| Nr. | Datum | Punt | Besluit |
| 1. | 12-03-2016 | 3 | De rvt stemt in met de reorganisatie |
| 2. | 05-04-2016 | 4 | De rvt stemt in met de ontslagvergoeding voor Piet |
Ook hier zet je weer het agendapunt erbij om het besluit snel terug te kunnen vinden in de notulen.
| Download een voorbeeld van een actielijst. |
Ik ben benieuwd of je hier iets aan gehad hebt en of je nog toevoegingen hebt.
Veel succes met het toepassen.