Tijdens mijn werk merk ik dat veel secretaresses moeite hebben met notuleren. Ze vinden het eng, bang om iets te missen, en typen daarom bijna letterlijk mee. Het gevolg is dat ze hele lappen tekst hebben, die ze daarna weer moeten samenvatten. Nergens voor nodig. Notuleren is niet eng en de belangrijke zaken haal je er echt wel uit. Met onderstaande tips help ik je een stukje op weg. Wedden dat je na het lezen notuleren gewoon leuk vindt :)?
1. Bereid je goed voor
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat je weet wat er op de agenda staat en wat het doel van dit agendapunt is. Bespreek dit van tevoren met de voorzitter. Neem alle bijlagen mee naar de vergadering. Weet wat voor verslag je moet maken; samenvattend, woordelijk, op spreker of alleen een actie- en besluitenlijst.
2. Ga naast de voorzitter zitten
Het voordeel hiervan is dat je makkelijk iets kunt vragen aan hem of haar. Verder praten deelnemers vaak naar de voorzitter toe. Je kunt hen dus beter verstaan als je naast de voorzitter zit. Dit geldt zeker voor grote groepen.
3. Let op signaalwoorden
Signaalwoorden, het woord zegt het al, zijn woorden die iets signaleren. Je wordt als het ware weer even wakker geschud. Voorbeelden van signaalwoorden zijn: vier ingekomen stukken (heb je er drie dan mis je er één), de conclusie is, het besluit is, actie, uitnodigen enz.
4. Scheid hoofdzaken van bijzaken
Ik hoor je al denken: ‘Lekker makkelijk gezegd, maar hoe doe ik dat dan?’ Hoofdzaken kun je eruit halen doordat ze vaak herhaald worden of door een samenvatting. Let verder op de signaalwoorden en notuleer methodisch. Methodisch notuleren doe je door systematisch te notuleren, te weten welke verslagvorm je gebruikt en je weet wat het doel van het agendapunt is.
5. Vraag om verduidelijking
Cursisten vragen wel eens of zij tijdens de vergadering een vraag mogen stellen. Dit vind ik moeilijk te beantwoorden. In principe mag je altijd een vraag stellen, maar voel aan of het gepast is in deze vergadering. Eén keer wat vragen levert over het algemeen geen problemen op. Let alleen op dat je niet continu wat vraagt, dit wekt irritatie op. Een alternatief is dat je een aantekening maakt en na de vergadering de betreffende persoon er nog even naar vraagt.
6. Neem de vergadering op
Heb je geen feeling met de onderwerpen of ligt het tempo te hoog? Neem de vergadering dan op. Je voelt je hierdoor zekerder en kunt relaxter notuleren. Vraag van tevoren wel toestemming aan de voorzitter. Zorg dat je slim omgaat met de voicerecorder. Een hele vergadering afluisteren is niet efficiënt. Noteer bij het onderwerp dat je later wilt terugluisteren de minuut van je voicerecorder. Zo kun je bij het uitwerken van je notulen naar die minuut scrollen en hoef je niet alles eerst af te luisteren.
7. Werk het verslag binnen 5 werkdagen uit
Het gebeurt vaak dat een verslag pas een week voor de volgende vergadering wordt uitgewerkt. Heel vervelend als je bijvoorbeeld één keer per kwartaal vergadert. Werk het verslag binnen 5 werkdagen uit. Het voordeel is dat de vergadering nog vers in je geheugen zit en je kunt weer een punt afstrepen op je to do list. Het voordeel voor de deelnemers is, dat ze snel hun actiepunten ontvangen.
8. Notuleer op een laptop of Ipad
Het voordeel is dat je al je aantekeningen al digitaal hebt staan. Je hoeft het niet meer over te typen. Bovendien typ je sneller dan dat je schrijft. Je hoeft dus niet meer met steekwoorden te werken, maar kunt al zinnen maken. Bij het uitwerken ben je twee keer zo snel klaar.
9. Laatste tip
Wees dus niet bang om iets te missen. Belangrijke zaken haal je er echt wel uit. Schrijf of typ dus niet alles mee om maar niks te hoeven missen. Ze hebben jou gevraagd te notuleren, dus hebben ze vertrouwen in je. Heb dus ook vertrouwen in jezelf. En mocht er iets mis gaan, bedenk, je bent een mens en mensen maken fouten.
Wil je nog meer tips over hoe je efficiënt kunt notuleren? Volg dan mijn training Notuleren op de laptop. Na één ochtend weet jij alles van notuleren en ga je zelfverzekerd aan de slag. Schrijf je nu in voor de training.
Heel veel succes.
Met vriendelijke groet,
Heleen